Antes de arrancar cualquier actividad es importante analizar y calcular los gastos de una empresa. Si se parte de un estudio pormenorizado y riguroso, se evitarán problemas y sorpresas indeseadas que puedan comprometer la viabilidad del negocio a corto, medio y largo plazo.
Para calcular los gastos administrativos y todos aquellos que afecten a una compañía, que son aquellas cantidades que se contraponen a los ingresos y que darán el resultado de los beneficios, hay que ir área por área.
Hay que tener en cuenta que los costes dependerán del sector al que se dedique el negocio, ya que no todos serán iguales y tendrán especificaciones independientes.
¿Qué gastos suele tener una empresa?
Dentro de los gastos de una empresa, como ejemplos, podemos encontrar dos tipologías generales en las que se dividen: los fijos y los variables. Es fundamental tener claro cuáles son y dividirlos correctamente.
- Gastos fijos: son todos aquellos que no varían con arreglo al nivel de producción y no se pueden dejar de pagar al estar siempre presentes desde el inicio de la actividad.
- Gastos variables: son todos aquellos cuya cuantía estará relacionada con el volumen de actividad que se mantenga.
Gastos fijos de una empresa
Entre los gastos de empresa fijos, aquellos que están presentes de forma invariable, podemos encontrar el alquiler del espacio de trabajo, el coste de los suministros como el agua, la luz o el gas. También se incluyen las amortizaciones de préstamos, los gastos de mantenimiento, los seguros de locales y maquinaria, entre otros.
Tampoco se pueden obviar los impuestos y las tasas, así como los costes financieros ya sean comisiones e intereses de las deudas y servicios contratados externos, como la limpieza, programas de gestión y administración y material de oficina.
Entre los principales de esta tipología estarán los sueldos y la Seguridad Social, es decir, los costes de los trabajadores.
Gastos variables de una empresa
En cuanto a los gastos variables de una empresa, que son aquellos que oscilarán con arreglo a cómo se encuentre el nivel de actividad del negocio, se pueden incluir desde las materias primas o insumos o aquellas subcontrataciones que dependan del volumen de trabajo. En este caso, también es incluible aquellos emolumentos, como posibles desembolsos por horas extra.
En ellos se puede contabilizar las dietas y desplazamientos, que crecerán o disminuirán según la actividad de la empresa en cada fase o momento del ejercicio.
También se pueden incluir en este grupo los gastos extraordinarios, para los que será necesario contar con una partida de emergencia que pueda atender a problemas como averías, multas u otras incidencias no previstas.
Gastos de constitución de una empresa
Los gastos de constitución de una empresa están relacionados con todo el proceso burocrático que está detrás del nacimiento de una compañía. Se trata de unos costes obligatorios y fijos para todas ellas, que no podrán evitarse.
El primero de ellos se relaciona con el nombre social, para lo que hay que realizar una solicitud ante el Registro Mercantil, de forma telemática o presencial. El precio suele variar cerca de los 15 y 20 euros según el formato de la certificación que se obtiene.
En este grupo se incluyen los gastos notariales para tener una escritura pública de la compañía. Según los estatutos sociales y dependiendo del capital social y la fórmula societaria, el coste se mueve desde los 150 euros.
También están los costes de inscripción en el Registro Mercantil, incluida la aparición en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (Borme): 150 euros y 60 respectivamente.
Por último, y no menos importante, están el gasto por las altas de los administradores de la sociedad, ya que no se podrán incluir dentro del régimen general. Así, será necesaria el alta como trabajadores autónomos o en el régimen asimilado.
Cómo calcular los gastos de una empresa
Para saber cómo calcular los gastos de una empresa es necesario hacer un control exhaustivo y detallado de las áreas con las que va a contar, así como del sector al que se dedique. Una vez que se tengan claro estos puntos, será necesario evaluarlos de forma recurrente y anotarlos en el ‘debe’.
Para ello será fundamental contar con un libro contable y, por qué no, tener herramientas y programas informáticos que ayuden y faciliten esta labor. Una opción segura y sencilla es contar con los servicios de asesoría a empresas en Zaragoza como Cierzo.
La profesionalidad con la que desempeñan estas labores puede repercutir en poder encontrar aquellos gastos deducibles en la empresa. Este tipo de beneficios pueden variar según la legislación del momento y del lugar en el que se ubique la empresa, por lo que exigen una actualización constante y especializada.
